SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN ADMINISTRASI

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan produk-produk
kantor seperti surat, formulir, dan laporan. Jadi, kegiatan administrasi pada dasarnya
adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir
laporan dan lain sebagainya.

Agar kegiatan administrasi dapat berjalan lancar dan teratur maka diperlukan
sistem kearsipan yang baik. Arsip – arsip yang dimiliki oleh bagian administrasi
tidak semuanya akan terus digunakan. Ada arsip – arsip tertentu yang harus
dimusnahkan atau dipindah menjadi arsip inaktif. Dalam kegiatan pengarsipan,
terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga –
tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan pengarsipan supaya arsip dapat
dengan mudah ditemukan jika sewaktu – waktu diperlukan.

Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka
kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Dan sebaliknya jika sistem
kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan adminstrasi akan sedikit terhambat.
Hal ini dikarenakan arsip – arsip dan dokumen – dokumen yang sulit ditemukan atau
bahkan tidak diketahui keberadaannya.

Berdasarkan pada uraian tersebut, maka penulis menyusun makalah berjudul
“SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN ADMINISTRASI”

1.2. Ruang Lingkup
Kegiatan Kearsipan dalam kegiatan administrasi memiliki ruang lingkup
yang luas. Agar penyusunan makalah ini berjalan sesuai aturan yang ada, maka ruang
lingkup pembahasan akan dibatasi pada uraian berikut ini.
Adapun batasan pembahasan ruanga lingkup meliputi :
a. Pengertian arsip dan kearsipan
b. Pengelompokan arsip
c. Sistem penggolongan arsip
d. Prosedur kearsipan
e. Peralatan dan perlengkapan kearsipan yang digunakan
f. Pemeliharaan dan perawatan arsip
g. Penyusutan dan pemusnahan arsip

1.3. Tujuan Penulisan
Tujuan pembahasan pada makalah ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui tata cara kearsipan pada bagian administrasi
b. Untuk mengetahui tujuan dan macam – macam arsip
c. Untuk mengetahui pengelompokan arsip
d. Untuk mengetahui prosedur kearsipan
e. Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan kearsipan
f. Untuk mengetahui pemeliharaan arsip
g. Untuk mengetahui penyusutan dan pemusnahan arsip.

BAB II
SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN ADMINISTRASI
2.1. Pengertian Kearsipan
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata
usaha yang berupa penyusunan dokumen – dokumen secara sistematis sehingga
bilamana diperlukan lagi, dokumen – dokumen itu dapat ditemukan kembali secara
cepat.

2.2. Pengelompokan Arsip
Pengelompokkan arsip menurut subjek dan isisnya dapat dibagi sebagai
berikut :
a. Arsip Keuangan
Arsip keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan.
Contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat
perintah membayar, dsb.
b. Arsip Kepegawaian
Arsip kepegawaian adalah arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah
kepegawaian. Contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat
pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dsb.
c. Arsip Pemasaran
Arsip pemasaran adalah arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah
pemasaran. Contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan,
daftar pelanggan, daftar harga, surat perjanjian sewa,dsb.
d. Arsip Pendidikan
Arsip pendidikan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah
pendidikan. Contoh : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor,
transkrip mahasiswa, dsb.

2.3. Sistem Penggolongan Arsip
Sistem penggolongan disebut juga sistem klasifikasi, sistem klasifikasi arsip,
sistem klasifikasi kearsipan atau sistem kearsipan (filing system).
Berikut dikemukakan 5 macam sistem penggolongan beserta untung ruginya.
a. Penggolongan menurut abjad (alphabetical classification)
Penggolongan menurut abjad adalah penggolongan, dimana dokumen –
dokumen disimpan menurut huruf – huruf yang pertama daripada nama –
nama orang atau organisasi, kemudian menurut huruf – huruf yang kedua.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut abjad adalah :
1. Mudah menggolongkan surat – surat
2. Penyimpanaan cepat, tanpa indeks
3. Sederhana dan mudah dimengerti.
Kerugian – kerugiannya adalah :
1. Dalam menemukan surat ini memerlukan waktu yang lama untuk
menemukan surat – surat
2. Sulit mengenai nama – nama yang sama
3. Surat – surat mungkin lebih baik disusun menurut pokok – pokok
surat yang berlainan.
b. Penggolongan menurut nomor (numerical classification)
Penggolongan menurut nomor adalah penggolongan dimana tiap dokumen
atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor.
Sebuah variasi yang lazim adalah numeric desimal (decimal numeric) seperti
yang dipergunakan dalam perpustakaan –perpustakaan, dimana tiap golongan
dibagi menjadi 10 subbagian, tiap subbagian dibagi lagi menjadi 10 cabang
subbagian dan seterusnya.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut nomor adalah :
1. Ketelitian yang lebih besar dalam penyimpanan
2. Nomor surat dapat dipergunakan sebagai suatu referensi
3. Perluasan yang tidak terbatas adalah serba mungkin.
4. Indeks merupakan suatu daftar yang lengkap dan dapat dipergunakan
untuk tujuan – tujuan yang lain, misalnya sebagai Indeks alamat.
Kerugian – kerugiannya adalah :
1. Banyak waktu dipergunakan untuk dikembalikan pada indeks
2. Arsip untuk bermacam – macam kertas adalah tidak mudah
menyusunnya

Selengkapnya bisa didownload di bawah ini

• click link