Rabu, 24 Maret 2010

SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA

A. Pengantar
Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).


Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12)

Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.

Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management).

B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia
B.1. Sistem Kearsipan
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan secara komprehensif.

Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural maka sudah semestinya kerangka pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal ini Sistem Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan.
Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.

Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain
adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Kartu Kendali.

Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkaitan.

Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar konsep penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net konsep/final draft, pertinggal dan naskah terkait.

Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.

Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.
Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet.

Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi­segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.

Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah:
1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting
2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan
3. adanya subsistem penyusutan arsip

Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistem­sistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.
Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.

Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem yang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an.

Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan.

B.2. Organisasi Kearsipan
Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari:
Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah
a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah

Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma desentralisasi dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak pelaksanaan undang-undang tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsi instansi pemerintah, termasuk dalam konteks ini adalah lembaga kearsipan.

Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan seharusnya akan lebih bisa dikembangkan karena terdapat keleluasaan untuk mengatur dan mengelola seluruh siklus hidup arsip dari dinamis sampai dengan statis. Perlu di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan arsip sebagai informasi tidak hanya berhenti pada pengelolaan arsip dinamis maka kesempatan daerah pada level provinsi dan kabupaten untuk mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan sebagai sarana aktualisasi citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang baik untuk menunjukkan peran arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi namun lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra diri yang khas suatu daerah.

Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi perubahan tatanan kenegaraan pada prinsipnya dapat diikuti dengan perubahan kearah yang lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar pengorganisasian arsip sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya sudah harus dipahami oleh semua komponen yang berkepentingan terhadap arsip.

Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan manajemen kearsipan akan berhasil.

Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh pemahaman tentang asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas peng- organisasian arsip, hal yang juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang prinsip kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung maka secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan arsip dengan unit penciptanya(provenance), serta bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu (original order), yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola.

C. Penutup
Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa dilacak dari masa administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang komprehensif, yaitu suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan.

Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki oleh penge- lola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan.

MEMAHAMI DAN MENGELOLA ARSIP DINAMIS

Terdapat perbedaan pengertian antara records dan archives. Masyarakat awam selama ini sering tidak memahami perbedaan dua pengertian tersebut. Bahkan sebagian buku masih ada yang menggunakan istilah arsip begitu saja padahal yang dimaksudkan adalah arsip dinamis. Dalam konteks Anglo-Saxon terdapat pemisahan antara records dengan archives, maka dalam bahasa Indonesia pengertian records dikenal sebagai arsip dinamis sedangkan archives dikenal sebagai arsip statis. “Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan sedangkan arsip statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari”. Buku ini membahas pemahaman dan pengelolaan arsip dinamis, mulai dari tahap penciptaan dan penerimaan sampai pemusnahannya.

Bagian 2 membahas tentang seluk-beluk pengelolaan arsip dinamis aktif, meliputi antara lain: manajemen berbagai macam dokumen, metode pemberkasan, klasifikasi dan pengindeksan untuk temu balik, manajemen arsip dinamis kertas, serta manajemen arsip dinamis elektronik. Mengenai metode pemberkasan, diuraikan dua metode, yakni metode pemberkasan sistem abjad dan metode pemberkasan nonabjad. Sebuah instansi atau perusahaan tentu menciptakan dan menerima arsip dinamis sebagai bagian dari kegiatannya. Arsip-arsip tersebut harus disimpan dengan sistem tertentu agar bila sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan dengan cepat.

Mengenai metode pemberkasan telah banyak dijumpai pada buku-buku tentang manajemen kearsipan. Demikian pula mengenai klasifikasi dan pengindeksan untuk temu balik. Klasifikasi merupakan pengelompokan atau pengkategorian arsip dinamis dalam susunan tertentu ke dalam unit temu balik. Pengelompokan tersebut bisa berdasarkan aktivitas atau fungsi instansi/perusahaan atau subjek yang terkandung dalam arsip dinamis. Tentang manajemen arsip dinamis kertas, suatu instansi atau perusahaan harus menyediakan tempat penyimpanan arsip dinamis yang sesuai dengan kondisi instansi/perusahaan yang bersangkutan. Ada tiga model penyimpanan arsip dinamis, yakni sistem penyimpanan terpusat, desentralisasi, dan gabungan kedua sistem, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya. Di dalam buku ini dipaparkan mengenai perencanaan ruangan untuk menyimpan, peralatan yang digunakan, serta cara menyimpan dengan sistem tertentu, seperti indeks, kode, rujukan silang dan sebagainya.

Seiring perkembangan teknologi, pada saat ini semakin banyak tercipta dokumen elektronik, sehingga pengolahannya menjadi prioritas pada banyak badan korporasi. Penyimpanan dokumen dalam media optik dan magnetis memungkinkan menyimpan data dalam jumlah besar dalam media berukuran kecil. Manajemen dokumen elektronik diperlukan karena dua alasan. Pertama, semakin banyaknya volume dokumen elektronik, dan kedua, lingkungan tempat karyawan bekerja yang sangat tersebar menyebabkan terjadinya pengurangan kualitas manajemen dokumen. Buku ini membahas tentang sistem pencitraan digital yang dianggap memiliki beberapa keuntungan daripada sistem pencitraan microfilm maupun dokumen kertas. Komponen olah pada sistem pencitraan digital meliputi (1) penangkapan dokumen, (2) registrasi dan pengindeksan citra dokumen, (3) penyimpanan citra dokumen, dan (4) temu balik dokumen, pemaparan, dan pencetakan.

Bagian 3 buku ini membicarakan tentang administrasi program manajemen arsip dinamis, meliputi pengamanan arsip dinamis, arsip dinamis vital, pencegahan bencana dan pemulihan arsip dinamis, serta perlengkapan penyimpanan. Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup yaitu hanya dapat diakses oleh yang berwenang atau yang memperoleh ijin dari yang berwenang. Dalam hal ini perlu memahami konsep privasi dan hak informasi. Penyakit, kehidupan seks, dan keuangan adalah sebagian contoh kehidupan privasi seseorang yang tidak boleh disebarluaskan tanpa sepengetahuan orang yang bersangkutan. Di sisi lain, terdapat pula hak individu untuk memperoleh informasi dari badan publik/pemerintahan, meskipun hak informasi tersebut juga ada batasnya, yakni sepanjang informasi tersebut tidak membahayakan keamanan negara. Sehubungan dengan itu, perlu penyusunan kebijakan dan prosedur keamanan informasi, dan prosedur tersebut perlu dituangkan dalam bentuk tertulis.

Arsip dinamis vital ialah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan instansi/badan korporasi, seperti misalnya: hak cipta, paten, surat piutang, daftar pajak, daftar pemegang saham, kontrak, notulen rapat pimpinan puncak, dan sebagainya. Arsip dinamis vital harus diamankan dan dilindungi dari ancaman bencana seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, angin puting beliung, lumut, tikus, serangga, debu, maupun pencurian. Perlindungan dapat berwujud penyimpanan dalam almari tahan api atau almari besi, pembuatan duplikasi, atau pemencaran. Selain pencegahan terhadap terjadinya bencana, buku ini memaparkan tindakan yang perlu dilakukan bila arsip dinamis benar-benar mengalami kerusakan sebagai akibat terjadinya bencana seperti tersebut di atas.

Seperti diketahui, arsip dinamis terdiri dari dua kategori, yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Jika arsip dinamis aktif telah dibahas di Bagian 2, tentang arsip dinamis inaktif meliputi penyimpanan, penilaian (appraisal), jadwal retensi serta pemusnahannya, dibicarakan di Bagian 4 buku ini. Arsip dinamis inaktif disimpan di Records Center (Pusat Arsip dinamis), menggunakan boks yang bentuknya telah dibakukan, serta rak-rak dan almari yang bentuk dan ukurannya sesuai dengan jenis arsip yang disimpan. Sebuah Records Center dianggap baik dilihat dari kemampuan temu balik arsip dinamisnya. Proses penilaian arsip dinamis (appraisal) akan menghasilkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), yakni daftar yang menyatakan berapa lama arsip dinamis inaktif disimpan. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip tersebut memerlukan wawasan luas serta kajian mendalam tentang berbagai nilai kegunaan arsip bersangkutan. Terdapat nilai guna primer, yakni: nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai guna hukum, dan nilai guna historis. Selain itu terdapat nilai guna sekunder, yaitu: nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional. Jika telah jatuh waktu dan arsip dinamis inaktif tidak diperlukan lagi oleh instansi/perusahaan, arsip-arsip tersebut dapat dimusnahkan, dengan cara pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, atau pembuburan. Dalam kegiatan pemusnahan perlu dibuat berita acara pemusnahan.

Meskipun buku ini pada dasarnya membahas tentang pengelolaan arsip dinamis, namun dalam Bagian 5 disinggung sedikit tentang administrasi arsip statis, karena setelah proses penilaian (appraisal) terdapatlah kategori arsip yang harus dimusnahkan bila sudah jatuh waktu, dan arsip-arsip yang harus diserahkan ke depo arsip statis karena mempunyai nilai historis, hukum, ilmu pengetahuan dan sebagainya seperti telah disebutkan di atas. Arsip memberikan informasi menyangkut filsafat, kebijakan, kinerja, produk, dan orang-orang dari sebuah badan korporasi/institusi. Keberadaan arsip statis memungkinkan para peneliti dan sejarahwan memperoleh informasi yang diperlukan bagi penelitian yang dilakukannya.

Buku ini dilengkapi dengan glosarium yang dapat membantu pembaca dalam memahami istilah-istilah, serta indeks yang memudahkan pembaca mencari letak halaman yang memuat kata-kata tertentu. Sesuai dengan judul buku ini, yakni sebuah pengantar, pemaparannya lebih bersifat teoritis. Maka untuk aplikasi praktisnya, sebuah institusi bisa menerapkan dan mengembangkan sesuai dengan fungsi dan kegiatan lembaga masing-masing.

Buku ini semula dipersiapkan untuk diktat kuliah pada program diploma kearsipan. Meskipun telah mengalami editing, masih kentara nuansa diktat dalam uraiannya yang sangat detil dan penuh definisi. Di satu sisi, hal di atas menguntungkan bagi keluasan pengertian, namun di sisi lain buku ini menjadi terasa rigid. Namun di tengah langkanya buku-buku tentang kearsipan, buku ini adalah salah satu buku yang sangat baik untuk memahami arsip dinamis dan ditulis oleh orang yang kompeten di bidangnya. Buku ini selain berguna bagi mahasiswa prodi kearsipan juga sangat bermanfaat bagi arsiparis dan petugas arsip di instansi pemerintah maupun swasta terutama yang berkecimpung dalam pengelolaan arsip dinamis.

MEMBANGUN �BUDAYA SADAR ARSIP� DEMI MENJAGA KEUTUHAN NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA

Quo Vadis NKRI

Masih sangat terasa keprihatinan bangsa ketika pada Desember 2002 mendengar kabar bahwa Pulau Sipadan dan Ligitan lepas dari pangkuan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Kenyataan pahit tersebut terjadi menyusul keputusan Mahkamah Internasional di Denhag Belanda yang memenangkan klaim Malaysia atas kedua pulau itu. Tiga tahun sebelumnya Indonesia juga kehilangan Timor-timur setelah diadakannya referendum rakyat yang mayoritas menghendaki merdeka. Belum kering luka Bangsa Indonesia karena kehilangan Sipadan dan Ligitan, Negeri Jiran itu kembali berulah. Malaysia mengklaim kesenian Reog Ponorogo sebagai miliknya. Informasi ini terungkap dalam situs internet milik Kementrian Kebudayaan, Kesenian dan Warisan Malaysia yang menyebutkan bahwa Kesenian Reog adalah milik Pemerintah Malaysia. Sebulan sebelumnya media massa juga ramai-ramai memberitakan jika lagu �Rasa Sanyange� telah dijadikan lagu promosi Lima Puluh Tahun Malaysia. Banyak pihak juga mencurigai negara tetangga kita itu telah mematenkan motif batik dan Musik Angklung yang merupakan hasil budaya Bangsa Indonesia. (Kompas, 5 Oktober 2007)

Peristiwa lain yang hampir sama dengan kasus-kasus di atas juga pernah terjadi di Universitas Gadjah Mada (UGM). Di UGM pernah ada penelitian tentang teknologi biotik pembibitan anggrek yang disebut tissue culture. Informasi tersebut pernah dikatakan Rektor UGM waktu itu, Prof. Dr. Sofian Effendi pada acara penandatangan piagam kerjasama antara UGM dan Arsip Nasional RI, tanggal 3 Oktober 2002. Penelitian Prof. Muso dari Fakultas Biologi UGM 35 tahun yang lalu itu, kini tidak jelas rimbanya. Ada sinyalemen bahwa tissue culture telah dipatenkan negara tetangga.

Sementara itu, akhir-akhir ini sering terdengar berita tentang keributan di dalam negeri. Penggusuran pemukiaman maupun pasar menjadi pemandangan yang biasa di layar televise. Keributan soal lahan atau sengketa tanah tidak hanya terjadi antara warga masyarakat dengan pemerintah tetapi juga bisa terjadi antar warga sendiri atau antar sesama instansi pemerintah. Salah satu contoh adalah sengketa antara Pemda Cilacap dengan Pemda Kebumen menyangkut status Tanah Timbul di Alur Sungai Bodho. Sengketa wilayah mengemuka saat munculnya rencana Pemda Kebumen membangun pelabuhan ikan di Sungai Bodho yang berdekatan dengan Objek Wisata Pantai Logending Kebumen. Rencana tersebut terpaksa dibatalkan karena di tempat itu telah berdiri Tempat Pelelangan Ikan (TPI) Jetis yang dibangun Pemda Cilacap. Tanah timbul di alur Sungai Bodho telah bertahun-tahun diklaim sebagai Wilayah Cilacap. (KR, 20 Juni 2002)

Makna Keutuhan NKRI

Diskripsi di atas mewakili 2 cerita tentang anasir yang mesti diwaspadai terkait keutuhan wilayah Republik Indonesia. Pertama adalah anasir dari luar yang digambarkan oleh Negara tetangga kita, Malaysia. Anasir kedua adalah anasir yang muncul dari dalam NKRI sendiri. Anasir itu ada yang sudah berujud gerakan yang secara terang-terangan berani melakukan makar seperti Gerakan Aceh Merdeka, Republik Maluku Selatan dan Gerakan Papua Merdeka, ada juga yang berupa kelompok kecil yang belum kelihatan. Kasus-kasus pesengketaan antar warga atau antar instansi pemerintah patut juga diwaspadai. Sekecil apapun sengketa atau perselisihan tersebut akan menggangu sendi-sendi kerukunan dan persatuan bangsa jika tidak disikapi secara bijaksana.

Memperhatikan diskripsi dan pengalaman di atas terlihat bahwa pemahaman tentang keutuhan NKRI mencakup makna:

1. Keutuhan wilayah, meliputi seluruh pulau dengan segenap tanah, air dan udara yang terbentang dari Sabang sampai Merauke.

2. Keutuhan khasanah budaya meliputi adat istiadat, karya cipta dan hasil pemikiran Bangsa Indonesia dan suku-suku di seluruh wilyah NKRI.

3. Keutuhan Sumber Daya Alam (SDA), meliputi seluruh kekayaan alam berupa barang tambang, flora dan fauna beserta seluruh plasma nutfahnya.

4. Keutuhan penduduk atau Sumber Daya Manusia (SDM), meliputi keutuhan orangnya, statusnya, keselamatan bahkan kesejahteraannya.

Merenungkan Permasalahan

Menyadari luasnya cakupan makna keutuhan NKRI maka menjadi berat dan luas pula tugas menjaganya. Penjagaan atau pembelaan tidak cukup dilakukan dengan menyampaikan nota protes oleh pejabat negara atau demonstrasi oleh rakyat dan mahasiswa, lebih penting dari itu adalah merenungkan apa penyebab kasus-kasus ancaman tersebut terjadi, untuk kemudian melakukan langkah-langkah pencegahannya. Sekurang-kurangnya ada dua penyebab mengapa ancaman terhadap NKRI terjadi sebagaimana diskripsi peristiwa-peristiwa tersebut di atas:

1. Kurangnya kepedulian terhadap keutuhan NKRI

Salah satu pertimbangan Mahkamah Internasional dalam memutuskan sengketa Pulau Sipadan dan Ligitan adalah soal kepedulian. Indonesia dinilai lalai dalam megelola kedua pulau itu sejak tahun 1950. Sementara Malaysia dengan berbagai trik berusaha mengelola kedua pulau itu. Diantaranya dengan membuka penangkaran penyu dan membangun motel-motel bahkan mempromosikannya. Mengomentari kekalahan tersebut Mantan Menteri Luar Negeri RI, Prof. Dr. Muladi mengatakan lepasnya kedua pulau tersebut karena Deplu RI menganggap persoalan tersebut sepele. (KR/ 18,19 dan 21 Desember 2002)

2. Lemahnya �Budaya Sadar Arsip�

Pengalaman hilangnya hasil penelitian Prof. Muso dari UGM mengindikasikan hal itu. Kemungkinan pertama penilitian itu tidak dicatat secara tertib dan kemungkinan lainnya penelitian tersebut dicatat tetapi tidak diarsipkan secara baik. Kejadian sengketa tanah antar Pemda Kebumen dan Pemda Cilacap juga menunjukkan rendahnya kesadaran kearsipan kita. Andai kedua pemda tersebut memiliki arsip-arsip topografi daerahnya masing-masing tentu sengketa itu tidak perlu terjadi. Kalupun tetap terjadi maka penyelesaiannya tidak perlu memakan waktu bertahun-tahun.

Peran Arsip dalam mengawal Keutuhan NKRI

Keutuhan Wilayah

Indonesia adalah negara besar dilihat dari jumlah penduduk maupun luas wilayahnya dan jumlah pulaunya. Indonesia mempunyai penduduk lebih dari 210 juta jiwa dan mempunyai 17 ribu lebih pulau. Betapa sulitnya menjaga dan merawat pulau sebanyak itu. Jangankan merawat memberi nama saja tidak mudah. Betapapun berat tugas merawat dan menjaga Indonesia Raya itu Pemerintah dan segenap komponen bangsa harus tetap berkomitmen untuk melaksanakannya demi keutuhan NKRI.

Sebagai langkah awal perlu diadakan inventarisasi seluruh pulau. Pulau-pulau yang belum bernama segera diusahakan untuk diberi nama. Selanjutnya diadakan pendataan, identifikasi dan topografi terhadap masing-masing pulau sekaligus penancapan batu prasasti atau papan nama yang beridentitas Indonesia. Beberapa pulau yang berbatasan langsung dengan wilayah negara lain perlu dibangunkan mercu suar. Seluruh kegiatan tersebut pasti menghasilkan arsip baik berupa tekstual (arsip kertas) maupun nontektual seperti foto, denah, peta, film dan lain-lain. Arsip-arsip inilah yang harus disimpan oleh lembaga-lembaga terkait seperti TNI, Dephan, Depkumham, Depdagri dan lain-lain. Sementara demi keamanan dan keselamatan, arsip-arsip tersebut juga harus disimpan di Arsip Nasional. Arsip inilah yang akan kita wariskan kepada generasi mendatang sehingga mereka mempunyai bukti otentik jika sewaktu-waktu wilayah NKRI dipersoalkan. Upaya ini perlu dibarengi dengan patroli keamanan secara rutin oleh TNI untuk menjaga masuknya pihak lain secara illegal. Pengakuan internasional atas wilayah berikut seluruh pulaunya juga penting. Oleh karenanya perlu didaftarkan ke lembaga internasional yang berwenang.

Identifikasi dan topografi perlu dilakukan secara terencana dalam kurun waktu tertentu untuk mengantisipasi perubahan wilayah karena proses alam. Kegiatan ini juga sangat baik dilakukan oleh Pemda-pemda di Indonesia supaya kasus Tanah Timbul Sungai Bodho di Kebumen tidak terjadi di daerah lain. Dulu tanah timbul itu berupa delta yang terpisah dari wilayah Cilacap. Seiring waktu karena proses alam antara delta sungai itu menyatu dengan daratan Cilacap sehingga wajar Cilacap mengklaim sebagai wilayahnya. Padahal menurut peta yang dibuat Belanda tahun 1931 Tanah Timbul tersebut wilayah Kebumen. Untung dokemen peta tersebut disimpan oleh Kodam IV Diponegoro sehingga sengketa dapat diselesaikan pada Februari 2002. (KR, 20 Juni 2002)

Keutuhan SDA dan khasanah budaya

Indonesia adalah negeri terbesar kedua dalam hal kekayaan plasma nutfah setelah Brazil. Jika ditambah dengan keragaman hayati kelautan maka Indonesia menduduki posisi paling puncak. Dengan kata lain Wilayah Indonesia merupakan Mega Centre Kekayaan Plasma Nutfah dan Biodiversitas Kelautan Dunia. Begitu pula khasanah dan ragam budayanya. Indonesia mempunyai banyak suku bangsa. Masing-masing suku mempunyai upacara, pakaian, rumah, lagu, alat musik, tarian, senjata, dan budaya sendiri-sendiri. Kalau tiba-tiba bangsa lain mengklaim karya budaya nenek moyang kita sebagai miliknya tentu kita tersinggung. Kita bisa terima, kalau mereka sekedar menyanyikan lagu atau memainkan musik tradisional kita. Bahkan mungkin kita bangga sebab karya bangsa kita diapresiasi tinggi oleh bangsa lain.

Rangkaian langkah yang dapat dilakukan sebagai upaya menjaga keutuhan khasanah budaya bangsa dan SDA Indonesia adalah:

1. Inventarisasi terhadap sumber daya alam dan hasil karya budaya bangsa

2. Pendataan dan identifikasi ciri-ciri spesifik setiap SDA atau karya budaya disetai foto atau film dilengakapi penelusuran asal muasalnya.

3. Pembuatan sentral data SDA dan karya budaya secara nasional

4. Pengarsipan seluruh bukti administrasi dan hasil identifikasi oleh instansi terkait serta Arsip Nasional RI. Arsip-arsip inilah yang akan kita wariskan kepada anak cucu dan sebagai bahan bukti jika ada terjadi sengketa atau klaim oleh negara lain demi menjaga keutuhan NKRI.

5. Publikasi yang dilakukan kepada rakyat Indonesia sendiri supaya mencintai dan melestarikan maupun kepada bangsa lain agar memperoleh apresiasi dan pengakauan.

Keutuhan Bangsa

Kasus Askar Wathoniyah adalah bukti carut marut pengelolaan negara kita dalam bidang administrasi kependudukan. Peristiwa tersebut juga menunjukan kalau negara lemah dalam menjaga keutuhan penduduknya. Entah bagaimana asal muasalnya sejumlah WNI dengan mudah pindah kewarganegaraan kemudian mereka diorganisir, dilatih, digaji dan direkrut menjadi tentara cadangan Malaysia. Mereka diberi atribut kemiliteran dan diberi tugas membantu Tentara Diraja Malaysia untuk menjaga daerah yang berbatasan dengan Indonesia. Apa yang terjadi jika diperbatasan tersebut terjadi perang atau bentrok, berarti kita berperang melawan bangsa sendiri.

Usaha perbaikan sistem administrasi kependudukan mendesak dilakukan. Program pemberlakuan Kartu Tanda Penduduk (KTP) Nasional dapat dijadikan alternatif solusi. Disamping efektif karena KTP berlaku seumur hidup, program itu menjadikan setiap warga negara tidak akan pernah ganti nomor KTP walaupun dia pindah tempat tinggal di kota lain di Indonesia. Cara ini akan mempermudah mengontrol keberadaan serta status setiap WNI tetapi tidak mudah diemplementasikan. Hampir bisa dipastikan penomoran KTP dalam satu kabupaten atau kecamatan tidak akan berurutan. Hal ini tentu menyulitkan pengelolan file-file di komputer maupun pengarsipan berkas di kabupaten atau kecamatan. Program KTP nasional akan berjalan baik jika benar-benar didukung pengarsipan yang handal baik secar elektronik maupun manual.

Simpulan

Uraian di atas secara singkat dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Keutuhan NKRI tidak hanya bermakna wilayah melainkan mencakup aspek sumber daya alam, sumber daya manusia dan seluruh khasanah budaya bangsa. Seluruh aspek harus dijaga dari gangguan pihak luar dan pihak dalam.

2. Perlu upaya sungguh-sungguh dan terencana untuk menjaga keutuhan NKRI. Salah satunya dengan membangun �budaya sadar arsip� oleh seluruh komponen bangsa.

3. Arsip adalah aset bangsa yang sangat penting dan tak tergantikan karena di dalamnya terekam data seluruh aspek keutuhan NKRI. Arsip akan menjadi bukti jika aspek-aspek tersebut dipersoalkan pihak lain. Arsip juga akan menjadi pusat memori dan sumber referensi bagi generasi mendatang untuk mengawal keutuhan NKRI.

Daftar Bacaan

1. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

2. ANRI, Arsip dan Sejarah, 1980

3. Sofyan Said, Kasus Sipadan dan Ligitan: Cermin Manajemen Kenegaraan Kita, Republika, 13 Desember 2002.

4. Umar Suwito, Lagu Kita Dibajak? Tidak Cuma �Rasa Sayange�, Kedaulatan Rakyat,17 November 2007.

SADAR ARSIP DAN KESADARAN SEJARAH

A. Pengantar

"Arsip membantu seseorang memperbaiki ingatan. Arsip menunjukkan kekuatan pribadi pemiliknya. Arsip tidak akan berbohong karena ia tidak bisa membantah dirinya sendiri," (Pramoedya Ananta Toer)

Ungkapan di atas menunjukkan betapa pentingnya arsip sebagai rekaman informasi (recorded information) yang merupakan gambaran dari realitas pemilik atau pencipta arsip �dalam dunia kearsipan dikenal sebagai creating agency- baik itu individu maupun organisasi. Dalam konteks penelitian sejarah, arsip dikategorikan sebagai sumber primer, disebut demikian karena arsip merupakan pengetahuan tangan pertama (firsthand knowledge) dan rekaman sezaman dari suatu kejadian atau peristiwa.

Sebagai sumber primer dalam penelitian dan penulisan sejarah, arsip merupakan komponen yang utama bahkan begitu besarnya peran arsip dalam penulisan sejarah sehingga terdapat pemahaman bahwa apabila tidak ada dokumen(arsip) maka tidak ada sejarah (no document no history).

Meskipun arsip memiliki substansi yang teramat penting dalam penulisan sejarah, namun di negeri ini tampaknya belum diikuti oleh kesadaran pengelolaan arsip yang baik. Sebagai gambaran umum bisa dilihat dari banyaknya dokumen atau arsip vital negara yang hilang, sulitnya menemukan bahan arsip untuk penelitian, banyaknya institusi, lembaga, instansi yang tidak memiliki records centre, dan masih banyak persoalan seputar dunia kearsipan di Indonesia.

Berangkat dari permasalahan di atas, kita melihat bahwa kesadaran untuk mengumpulkan, menyimpan, maupun menata berbagai dokumen atau arsip yang dinilai berharga belum banyak dilakukan. Bahkan, jika dikaitkan dengan persoalan kultur, kegiatan mengarsip dan kepedulian terhadap pentingnya arsip di negeri ini tergolong rendah.

Bahkan sudah menjadi semacam kewajiban bagi peneliti sejarah yang menulis desertasi, mau tidak mau harus terbang ke negara lain untuk mencari berbagai dokumen mengenai Indonesia. Sebut saja lembaga seperti Perpustakaan Universitas Leiden dan KITLV (Pusat Penelitian Bahasa dan Antropologi) di Belanda, Perpustakaan milik Universitas Cornell di AS, dan beberapa nama lembaga lain di luar negeri, telah demikian dikenal memiliki dokumen yang tergolong lengkap tentang Indonesia.

Satu contoh kasus dialami oleh Tim Pustakaloka Harian Kompas yang mengalami kesulitan saat berhubungan dengan dokumentasi tentang Indonesia. Untuk mendapatkan naskah asli sebuah drama berjudul Lelakon Raden Beij Soerio Retno yang terbit pada pertengahan abad ke-19, tim tersebut harus mengunjungi Perpustakaan Universitas Leiden.

Dari serangkaian gambaran di atas, pertanyaan yang muncul adalah sudah sedemikian parahkah persoalan yang berkaitan kearsipan atau dokumentasi di negeri ini? Bagaimana sebetulnya peta pendokumentasian di negeri ini? Apakah memang semua koleksi negeri ini tiada lagi yang tersisa sehingga untuk mempelajari sejarah negeri ini pun harus di negeri orang?

B. Kesadaran Kearsipan

Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan.[1] Alasan-alasan tersebut pada hakikatnya merupakan sebuah kesadaran bahwa begitu pentingnya nilai informasi bagi segala aspek kehidupan manusia. Oleh karena itu untuk dapat memaksimalkan pemanfaatannya, informasi tidak cukup hanya direkam, namun perlu upaya pengelolaan mulai dari penciptaan hingga masa akhir dari pemanfaatan informasi tersebut. Mengelola informasi berarti mengelola arsip karena sesungguhnya yang dimaksud arsip adalah rekaman informasi (recorded information).

Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain..[2]

Membahas tentang arsip ataupun pendokumentasian, sebetulnya sepanjang sejarah peradaban, kegiatan ini tidak bisa dihindarkan dari kehidupan manusia sebagai makhluk individu maupun sosial. Kegiatan pengabadian diri maupun aktivitas diri manusia bisa dikatakan telah berlangsung sejak manusia di masa prasejarah mulai membuat gambar-gambar maupun guratan-guratan di dinding-dinding goa batu. Sejak saat itu, hingga kemudian manusia mengenal aksara, tulis-menulis, hingga percetakan, kegiatan pencatatan maupun pengabadian menjadi demikian berkembang. Dari sini sebenarnya manusia menunjukkan kesadaran akan pentingnya pengarsipan atau pendokumentasian.

Kini, kegiatan pengabadian maupun pendokumentasian tidak hanya dilakukan untuk tingkat individu atau keluarga, tetapi juga sudah ada lembaga-lembaga yang bahkan melaksanakannya sampai tingkat institusi tertinggi seperti negara. Koleksi-koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, museum, maupun lembaga pengarsip telah menjadi sumber pendokumentasian sejarah manusia. Banyak penyelidikan dan penelusuran yang bergantung pada keberadaan lembaga-lembaga ini.

Sadar akan keterbatasan ingatan manusia, maka kesadaran untuk merekam segala aktivitas dalam wujud arsip dengan segala bentuknya menjadi sebuah keharusan. Apabila aktivitas untuk mendokumentasikan atau mengarsipkan segala aktivitas kehidupan sudah menjadi kesadaran maka berarti kita telah berupaya menghimpun pengetahuan, dan tinggal memanfaatkan himpunan pengetahuan tersebut bagi kemajuan peradaban manusia.

C. Arsip Sebagai Sumber Penulisan Sejarah

Profesor Sartono Kartodirdjo mengungkapkan bahwa kunci untuk memasuki wilayah sejarah ialah sumber-sumber seperti legenda, folklor, prasasti, monumen hingga dokumen-dokumen, surat kabar, dan surat-surat. Kesemua yang disebutkan di atas merupakan rekaman aktivitas manusia.

Segala sumber sejarah di atas tidak akan sampai dari generasi satu ke generasi berikutnya kalau tidak ada kesadaran pengelolaan sumber atau tidak ada kesadaran arsip yang dimiliki. Oleh sebab itu keberadaan arsip sebagai salah satu sumber sejarah sebenarnya sejak awal masa penciptaannya sudah bisa diproyeksikan untuk berbagai kepentingan termasuk dalam rangka rekonstruksi sejarah.

Pengelolaan arsip yang baik akan berdampak pada kemudahan proses heuristik dalam kajian sejarah. Seperti diketahui bahwa pada dasarnya, metode penelitian sejarah menyangkut tiga hal pokok. Pertama, mengenai cara-cara menemukan sumber sejarah, yang juga lazim disebut heuristik. Dalam hal ini para peneliti sejarah diuntungkan oleh keberadaan lembaga/instansi pemerintah dan swasta yang berfungsi sebagai tempat menyimpan sumber sejarah, seperti perpustakaan, lembaga kearsipan, pusat-pusat penelitian, dan sebagainya.

Hal kedua, setelah sumber ditemukan, adalah mengkaji isi sumber itu. Seberapa jauh isi sumber itu bisa diterima sebagai keterangan yang dapat dipercaya. Untuk dapat mengorek keterangan yang terkandung dalam sumber diperlukan keahlian tersendiri, seperti diplomatika sebagaimana telah disebutkan; paleografi atau cara-cara memahami tulisan kuno; kronologi untuk mencocokkan penanggalan yang berlaku dulu dan sekarang; leksikografi atau cara menentukan arti istilah-istilah tempo dulu yang tidak lagi digunakan pada masa kini; numimastik berkaitan dengan cara menentukan nilai mata uang kuno; metrologi atau cara menentukan ukuran dan timbangan yang berlaku dalam zaman yang berbeda-beda; toponimi atau cara menentukan nama-nama tempat pada masa-masa lampau; dan sebagainya.

Ketiga, berkaitan dengan penulisan hasil penelitian atas sumber-sumber tersebut. Penulisan tidak saja membutuhkan keterampilan menulis dan penguasaan kaidah bahasa, tetapi juga menyangkut pemahaman atas terminologi serta teori-teori tertentu yang relevan dengan tema sejarah yang diteliti. Pada umumnya, para ahli sejarah berpendapat bahwa kemahiran penelitian dan kemahiran penulisan hasil penelitian merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan.

Aspek pertama dan kedua dalam metode sejarah di atas berkaitan erat dengan sumber. Secara konvensional, sumber yang dimaksud adalah sumber primer (arsip). Pandangan dasarnya ialah sumber primer merupakan bagian dari bukti tentang masa lampau yang menjadi bahan sumber kajian, yang menjadi tumpuan apakah suatu peristiwa, kejadian, ataupun gejala sejarah dapat direkonstruksi.

D. Kesimpulan

Kesadaran nasional berakar pada kesadaran sejarah, kesadaran sejarah akan terbangun dengan baik dari kesadaran dokumentasi (arsip) bangsa ini. Kesadaran tersebut dapat berfungsi sebagai sumber inspirasi kebanggaan nasional dan memperkuat kebanggaan Indonesia. Kesadaran sejarah juga memantapkan identitas nasional sebagai simbol solidaritas nasional, hal ini berarti pertentangan-pertentangan yang mengarah pada perpecahan bangsa dapat dicegah.

Dengan menoleh kebelakang, membaca arsip, membaca sejarah, menengok pengalaman sejarah bangsa, kita dapat mengidentifikasi berbagai pengalaman, mempelajari sebab-sebab berbagai gejolak serta berpeluang untuk menetapkan skala prioritas pemecahan berbagai permasalahan.

Suatu bangsa terbentuk dari pengalaman bersama di masa lampau, maka sejarah menjadi esensial bagi nasion. Urgensi belajar sejarah adalah agar manusia mengenal dirinya sendiri sebagai kelompok, menjadikan titik tolak pembangunan masa kini dan masa datang, karena peristiwa sejarah berkesinambungan dari lampau, kini dan datang, menemukan ilham dan keteladanan dari masa lampau demi hidup pada masa sekarang dan yang akan datang, dan membangkitkan apresiasi kultural serta persahabatan antar bangsa menuju perdamaian dunia.

Konflik sosial yang mengemuka kembali akhir-akhir ini seharusnya dapat direduksi apabila bangsa ini sedikit saja memiliki kesadaran sejarah, karena dari kesadaran tersebut berarti kita bisa belajar dari pengalaman-pengalaman kolektif sebagai bangsa. Ekskalasi konflik pada level elite maupun horizontal yang semakin sering terjadi merupakan refleksi belum sempurnanya penerapan prinsip nasionalisme, kesatuan nasional kita ternyata masih rapuh. Hal tersebut mengindikasikan lemahnya kesadaran kolektif (collective consciousness) bangsa ini, yang berarti lemahnya kesadaran sejarah.

Dengan melihat kenyataan Indonesia saat ini, urgensi membangkitkan kesadaran sejarah seperti dikemukakan di atas perlu segera dimulai. Hal yang sederhana namun menjadi kunci untuk memulai langkah tersebut adalah memupuk kepedulian terhadap kearsipan atau sadar akan pentingnya arsip sebagai sumber sejarah.

ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI

PENGANTAR

Sudah tidak asing ditelinga kita, mendengar istilah atau kata “arsip”. Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering berhubungan dengan kertas, yang terkait dengan bukti pembayaran, dokumen kepemilikan, surat perjanjian dan sebagainya, yang kemudian semua itu kita simpan, dan kita menyebutnya arsip. Kira-kira seperti itulah masyarakat awam memberikan gambaran tentang arsip.

Ketika seseorang membutuhkan informasi, dan informasi itu dapat diperolehnya melalui kertas, atau dokumen yang disimpannya tersebut, maka dibukalah kembali, apa yang tadi disebutnya sebagai arsip. Hal ini dilakukan secara terus-menerus dalam kehidupan kita sehari-hari.

Bila kita cermati, maka sejak kita anak-anak, bahkan bayi , kita selalu berhubungan dengan arsip. Ketika kita dilahirkan, maka kita akan memiliki surat kenal lahir, kemudian akta kelahiran, ijazah, bukti kepemilikan dan sebagainya, yang semua itu kita katakan sebagai arsip penting dalam kehidupan kita. Arsip-arsip tersebut merupakan rekaman informasi aktivitas kehidupan kita, yang suatu saat dapat kita buka kembali sebagai alat bantu pengingat.

Dari ilustrasi di atas, dapatlah kita peroleh gambaran betapa penting peran arsip dalam kehidupan kita, apalagi dalam lingkup yang lebih luas, seperti sebuah organisasi, sebuah departemen atau bahkan sebuah negara.

Dalam sebuah organisasi, arsip sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Sebagai rekaman informasi, dapat kita bayangkan jika sebuah organisasi tanpa memiliki rekaman informasi aktivitas organisasi. Organisasi tersebut akan menemui banyak kendala, baik dalam pelaksanaan kegiatan maupun dalam pengembangan organisasinya dan tanpa arsip bisa jadi eksistensi organisasi tersebut juga dipertanyakan.

Kearsipan dalam kehidupan pemerintahan, merupakan hal yang penting. Mantan Menteri Sekretaris Negara, Moerdiono, dalam kata sambutan peluncuran buku "ANRI dalam gerak langkah 50 tahun Indonesia Merdeka", menyatakan bahwa "Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian. ( Effendhie:2001). Pengelolaan arsip yang mantap, tidak akan menimbulkan kebingungan-kebingungan di masa yang akan datang, sehingga anak bangsa akan mantap dalam menapaki kehidupan berbangsa.

Undang-undang nomor 7 tahun 1971 menyebutkan bahwa arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Disebutkan dalam pengertian arsip di atas bahwa naskah dalam bentuk corak apapun, artinya naskah yang dibuat dan diterima tidak terbatas dalam bentuk kertas, namun dapat pula dalam media lain, seperti film suara maupun elektronik. Sehingga dalam memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi pun tidak terbatas hanya pada arsip dengan media kertas.



ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Semakin beraneka ragam kegiatan yang dilakukan, baik individu maupun organisasi, maka orang tidak lagi mampu mengandalkan daya ingat. Orang sudah tidak mampu lagi mengingat-ingat banyaknya peristiwa yang dialami, dan beraneka transaksi yang dilakukan. Sehingga berbagai peristiwa yang dialami, didokumentasikan dan kemudian disimpan. Selanjutnya orang/organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Arsip yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuan kearsipan yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai. Arsip akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai sumber informasi.

Kegiatan organisasi maupun pemerintahan akan selalu bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip, baik dalam perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan pilar utama dalam kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan selalu bertumpu pada kegiatan yang pernah dilakukan, dan evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan dengan kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan pemerintahan maupun organisasi jelas mempunyai peran yang strategis. Dengan demikian pengelolaan arsip sebagai sumber informasi sangatlah penting. Pada akhirnya arsip sebagai bukti otentik pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan.

Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan penelitian. Para peneliti sangat membutuhkan arsip sebagai sumber informasi primer guna mendukung penelitiannya. Beberapa penelitian tidak dapat berjalan dengan lancar, karena tidak cukup tersedia sumber informasi yang diperlukan. Sebagai contoh, dokumen/arsip tentang data curah hujan yang tidak tersimpan/tidak terdokumentasi dengan baik, akan sangat menyulitkan bagi peneliti dibidang klimatologi untuk menyelesaikan penelitiannya. Dengan kata lain, hal ini menghambat proses pengembangan ilmu pengetahuan.

Dokumen/arsip mengenai sejarah kebudayaan pun jika tidak tersimpan atau dikelola dengan baik, akan menyulitkan bagi generasi penerus untuk mengetahui latar belakang budaya bangsa kita. Generasi mendatang tidak akan tahu lagi khazanah budaya kita. Sehingga arsip benar-benar memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang sangat strategis, untuk memperkenalkan khazanah budaya bangsa kepada generasi mendatang.

Informasi dalam arsip sebagai peninggalan masa lalu bisa menunjukkan arah bagi penelurusan informasi masa sekarang. Sebagai contoh, dalam sengketa warisan, maka arsip atau dokumen kepemilikan akan sangat membantu dapat menyelesaikan sengketa, karena dalam dokumen tersebut diperoleh informasi yang diperlukan guna membuktikan kepemilikan.

Arsip memiliki kelemahan yaitu bersifat pasif, sehingga pengguna arsip harus mencari dimana arsip tersebut dapat ditemukan. Disinilah pentingnya pengelolaan arsip yang baik dengan sistem tertentu, sehingga temu kembali arsip dapat dengan mudah, cepat dan akurat.

ARSIP DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI

Arsip sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Khalayak umum/masyarakat terkadang tidak tahu harus kemana jika membutuhkan suatu dokumen tertentu. Jika sudah tahu harus kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat memperoleh informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Kendala jarak dan keleluasaan akses terhadap arsip itulah yang dirasakan masyarakat. Sehingga untuk mengoptimalkan kemanfaatan dan untuk menjangkau pengguna yang lebih luas , sudah saatnya arsip dikelola dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.

Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang kearsipan untuk pengelolaan dan pelestarian yang lebih baik. Di era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Salah satu dampak yang dapat dirasakan adalah munculnya arsip elektronik, selain arsip yang sudah kita kenal sebelumnya yaitu arsip kertas. Munculnya arsip elektronik memungkinkan kita melakukan otomasi dan digitalisasi di bidang kearsipan (Budiman, 2007). Dengan adanya arsip elektronik, pelestarian arsip/dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian secara fisik, arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit dilakukan, namun dengan adanya arsip elektronik, maka kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.

Arsip dengan format elektronik atau digital mendorong kita membangun suatu sistem informasi kearsipan berbasis digital. Arsip/dokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan di komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemafaatan arsip akan lebih meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya situs/web, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki alamat website, maka penyebaran atau pemanfaatan arsip/dokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka. Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah ataupun organisasi, semakin mudah di akses oleh masyarakat. Contoh, website Arsip nasional Republik Indonesia, www.anri.go.id, dengan memanfaatkan teknologi informasi, maka masyarakat dapat dengan cepat mengakses arsip/dokumen yang dibuat/diterima oleh Arsip Nasional dan kegiatan organisasi pun dapat dengan mudah diketahui oleh masyarakat.

Arsip dan Manajemen Kearsipan

A. Pengertian Arsip

Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang, dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip perlu terlebih dahulu mengetahui berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam bahasa Inggris disebut “Archive”, yang berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan.
Kemudian “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan. Gedung yang dimaksud tersebut juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertullis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Inggris arsip juga sering dinyatakan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari cabinet, dan sebagainya yang digunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering didisebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb) dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filing), penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan) inilah yang disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

B. Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan sering disebut juga menajemen warkat, tata kearsipan atau
dalam bahasa Inggrisnya disebut “Record Management”. Pengertian Manajemen kearsipan pada prinsipnya adalah pengelolaan arsip daari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi. Drs. E. Martono mengatakan “Record Management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna yang permanent” (Drs. E. Martono, 1987:4).
Warkat atau arsip pada mulanya dikatakan sebagai lembaran kertas yang berisi catatan-catatan tentang data-data atau keterangan-keterangan tertentu. Pada saat sekarang tidak hanya lembaran kertas saja yang disebut warkat atau arsip, tetapi semua media yang dapat menggantikan fungsi kertas seperti kaset, microfilm, cd, disket, flash disk juga dapat digolongkan sebagai arsip. Arsip sering juga disebut dengan istilah file. Yang dimaksudkan file adalah kumpulan dari warkat atau arsip.
Arsip suatu organisasi perlu dikelola dengan baik karena mempunyai fungsi dan nilai guna yang sangat diperlukan oleh suatu organisasi. Adapun nilai guna dari suatu arsip meliputi berbagai aspek sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Menurut Drs. E. Martono nilai guna suatu arsip disingkat dengan ALFRED, yang maksudnya:
A = Administration Value/warkat yang bernilai administrasi
L = Legal Value/warkat yang mempunyai nilai hukum
F = Fiscal Value/warkat yang mempunyai nilai keuangan
R = Research Value/ warkat yang mempunyai nilai penelitian
E = Education Value/ warkat yang mempunyai nilai pendidikan
D = Documentary Value/ warkat yang mempunyai nilai dokumentasi
Dalam sehari-hari, dikaitkan dengan sering tidaknya suatu arsip dipergunakan dalam operasional suatu organisasi, dikenal adanya 3 macam arsip, yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses operasional suatu organisasi. Jadi masih disimpan dalam unit pengolah.
b. Arsip in aktif, yaitu arsip yang nilai gunanya sudah menurun, maksudnya sudah jarang dipergunakan dalam proses operasional suatu organisasi. Biasanya arsip ini sudah disimpan di unit penyimpanan arsip.
c. Arsip statis, yaitu arsip-arsip yang mempunyai nilai permanent, sering juga disebut sebagai arsip nasional karena untuk arsip-arsip yang mempunyai nilai guna secara nasional akan disimpan di Arsip Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah.

C. Identitas Arsip
Suatu arsip yang baik akan mempunyai paling tidak 5 identitas pokok. Kelima identitas tersebut adalah:
a. Nama Instansi/perusahaan, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
b. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi akam mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Contoh: nomor surat.
c. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
d. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitan arsip
e. Tempat, yaitu menunjukkan tempat dimana arsip tersebut dibuat atau diterbitkan.

Kelima identitas arsip ini akan sangat bermanfaat dalam pengelolaan arsip.

D. Sistem Kearsipan
Di Indonesia, sehubungan dengan pengelolaan arsip dikenal ada dua sistem, yaitu
Sistem Kearsipan Agenda (Sistem Lama) dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali (Sistem Baru). Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda. Sedangkan system yang baru dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan adalah kartu kendali.
Perbedaan pokok dari dua system tersebut adalah sebagai berikut:
a. Dalam system agenda, aktivitas kearsipan dibagi menjadi dua aktiitas terbesar, yaitu Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar, dan Penyimpanan warkat/arsip atau filing.
b. Dalam system kartu kendali aktivitas kearsipan dilaksanakan sejak arsip lahir atau ada (masuk dan keluar) sampai penyimpanannya sekaligus.
Sedangkan saat ini system filing telah berkembang lagi. Ada 5 sistem dasar yang dapat digunakan yaitu:
a. Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
b. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka.
c. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat.
d. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal surat atau tanggal datangnya surat.
e. Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.

E. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya. Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, stopmap bertali (portapel), map jepitan (snellhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang menggunakan snelhechter gantung) didalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyal lembaran arsip.
b. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subjek utama (main subjek), guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga untuk yang lebih khusus lagi dst.
d. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, dsb.

SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN ADMINISTRASI

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan produk-produk
kantor seperti surat, formulir, dan laporan. Jadi, kegiatan administrasi pada dasarnya
adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir
laporan dan lain sebagainya.

Agar kegiatan administrasi dapat berjalan lancar dan teratur maka diperlukan
sistem kearsipan yang baik. Arsip – arsip yang dimiliki oleh bagian administrasi
tidak semuanya akan terus digunakan. Ada arsip – arsip tertentu yang harus
dimusnahkan atau dipindah menjadi arsip inaktif. Dalam kegiatan pengarsipan,
terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga –
tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan pengarsipan supaya arsip dapat
dengan mudah ditemukan jika sewaktu – waktu diperlukan.

Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka
kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Dan sebaliknya jika sistem
kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan adminstrasi akan sedikit terhambat.
Hal ini dikarenakan arsip – arsip dan dokumen – dokumen yang sulit ditemukan atau
bahkan tidak diketahui keberadaannya.

Berdasarkan pada uraian tersebut, maka penulis menyusun makalah berjudul
“SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN ADMINISTRASI”

1.2. Ruang Lingkup
Kegiatan Kearsipan dalam kegiatan administrasi memiliki ruang lingkup
yang luas. Agar penyusunan makalah ini berjalan sesuai aturan yang ada, maka ruang
lingkup pembahasan akan dibatasi pada uraian berikut ini.
Adapun batasan pembahasan ruanga lingkup meliputi :
a. Pengertian arsip dan kearsipan
b. Pengelompokan arsip
c. Sistem penggolongan arsip
d. Prosedur kearsipan
e. Peralatan dan perlengkapan kearsipan yang digunakan
f. Pemeliharaan dan perawatan arsip
g. Penyusutan dan pemusnahan arsip

1.3. Tujuan Penulisan
Tujuan pembahasan pada makalah ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui tata cara kearsipan pada bagian administrasi
b. Untuk mengetahui tujuan dan macam – macam arsip
c. Untuk mengetahui pengelompokan arsip
d. Untuk mengetahui prosedur kearsipan
e. Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan kearsipan
f. Untuk mengetahui pemeliharaan arsip
g. Untuk mengetahui penyusutan dan pemusnahan arsip.

BAB II
SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN ADMINISTRASI
2.1. Pengertian Kearsipan
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata
usaha yang berupa penyusunan dokumen – dokumen secara sistematis sehingga
bilamana diperlukan lagi, dokumen – dokumen itu dapat ditemukan kembali secara
cepat.

2.2. Pengelompokan Arsip
Pengelompokkan arsip menurut subjek dan isisnya dapat dibagi sebagai
berikut :
a. Arsip Keuangan
Arsip keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan.
Contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat
perintah membayar, dsb.
b. Arsip Kepegawaian
Arsip kepegawaian adalah arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah
kepegawaian. Contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat
pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dsb.
c. Arsip Pemasaran
Arsip pemasaran adalah arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah
pemasaran. Contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan,
daftar pelanggan, daftar harga, surat perjanjian sewa,dsb.
d. Arsip Pendidikan
Arsip pendidikan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah
pendidikan. Contoh : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor,
transkrip mahasiswa, dsb.

2.3. Sistem Penggolongan Arsip
Sistem penggolongan disebut juga sistem klasifikasi, sistem klasifikasi arsip,
sistem klasifikasi kearsipan atau sistem kearsipan (filing system).
Berikut dikemukakan 5 macam sistem penggolongan beserta untung ruginya.
a. Penggolongan menurut abjad (alphabetical classification)
Penggolongan menurut abjad adalah penggolongan, dimana dokumen –
dokumen disimpan menurut huruf – huruf yang pertama daripada nama –
nama orang atau organisasi, kemudian menurut huruf – huruf yang kedua.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut abjad adalah :
1. Mudah menggolongkan surat – surat
2. Penyimpanaan cepat, tanpa indeks
3. Sederhana dan mudah dimengerti.
Kerugian – kerugiannya adalah :
1. Dalam menemukan surat ini memerlukan waktu yang lama untuk
menemukan surat – surat
2. Sulit mengenai nama – nama yang sama
3. Surat – surat mungkin lebih baik disusun menurut pokok – pokok
surat yang berlainan.
b. Penggolongan menurut nomor (numerical classification)
Penggolongan menurut nomor adalah penggolongan dimana tiap dokumen
atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor.
Sebuah variasi yang lazim adalah numeric desimal (decimal numeric) seperti
yang dipergunakan dalam perpustakaan –perpustakaan, dimana tiap golongan
dibagi menjadi 10 subbagian, tiap subbagian dibagi lagi menjadi 10 cabang
subbagian dan seterusnya.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut nomor adalah :
1. Ketelitian yang lebih besar dalam penyimpanan
2. Nomor surat dapat dipergunakan sebagai suatu referensi
3. Perluasan yang tidak terbatas adalah serba mungkin.
4. Indeks merupakan suatu daftar yang lengkap dan dapat dipergunakan
untuk tujuan – tujuan yang lain, misalnya sebagai Indeks alamat.
Kerugian – kerugiannya adalah :
1. Banyak waktu dipergunakan untuk dikembalikan pada indeks
2. Arsip untuk bermacam – macam kertas adalah tidak mudah
menyusunnya

Selengkapnya bisa didownload di bawah ini

Manajemen Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya bagi pelaksanaan kegiatan instansi serta dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.
Manajemen arsip inaktif merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu: pengembangan jadwal retensi arsip, penentuan media penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.

Tujuan dan Ruang Lingkup Manajemen Arsip Inaktif


Tujuan utama manajemen arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip inaktif menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut: terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien; terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah; pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.

Pengelolaan arsip inaktif memiliki keterkaitan terhadap fungsi pada tahapan penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Pengelolaan arsip untuk menyediakan bahan referensi (reference), bahan pengambilan keputusan (decision making), dan bahan bukti hukum (legal requirement) terkait dengan tahapan penggunaan. Pemindahan arsip (transfer) merupakan prosedur awal dikelolanya arsip inaktif yang berasal dari unit kerja pencipta dan juga pencarian (retrieve) dalam rangka layanan arsip yang diperlukan kembali oleh unit kerja, keduanya terkait pada tahapan pemeliharaan. Selanjutnya Penyimpanan arsip inaktif (inactive storage), pemusnahan (discard/destroy) dalam pengelolaan arsip inaktif terkait dengan tahapan penyusutan.

Ruang lingkup manajemen arsip inaktif dapat mencakup kegiatan sebagai berikut: penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif, penentuan lay out ruang Pusat Arsip (inaktif), pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip, pembenahan arsip inaktif yang tidak teratur (kacau), penataan dan penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan arsip, pemeliharaan arsip inaktif dan pelayanan arsip inaktif.

Konsep Dasar Pusat Arsip (Records Center)

Pusat arsip adalah suatu gedung dan/atau fasilitas yang dirancang dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen instansi atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip sewaktu-waktu diperlukan dengan cara cepat, tepat dan biaya yang murah.

Tipe pusat arsip dibedakan menjadi tiga, yaitu Pusat Arsip Minimal, Pusat Arsip dengan pengendalian inventaris standar, dan Pusat Arsip layanan referensi penuh. Perbedaan ketiga tipe pusat arsip ini lebih menekankan pada tingkatan kondisi penyimpanan dan layanan arsip dari yang paling sederhana hingga tingkatan yang lebih lengkap dan modern dengan memperlihatkan adanya sistem dan fasilitas penyimpanan dan layanan yang didukung penggunaan teknologi informasi.

Jenis Pusat arsip yang dikelola sendiri adalah apabila suatu instansi atau perusahaan membuat pusat arsip baik memanfaatkan tempat (ruangan) yang tersedia di lingkungan kantor maupun membangun secara terpisah di luar kantor untuk menyimpan arsip inaktifnya. Sedangkan pusat arsip yang dikelola jasa komersial adalah apabila suatu instansi atau perusahaan menyimpan arsip inaktifnya di suatu perusahaan yang memiliki gedung dan/atau fasilitas penyimpanan, pengamanan dan layanan arsip inaktif. Perusahaan terakhir disebut adalah menyelenggarakan Pusat Arsip Komersial.

Seleksi Fasilitas Penyimpanan

Seleksi fasilitas penyimpanan perlu memperhatikan alternatif yang menjadi pilihan umum, informasi yang perlu dikumpulkan dalam merencanakan fasilitas, tingkat layanan yang akan diberikan dan menentukan jenis penyimpanan arsip inaktif.

Ada tiga pilihan umum dalam menyeleksi fasilitas penyimpanan, yaitu: menggunakan tempat di dalam kantor yang tidak cocok untuk kondisi kebutuhan kantor tetapi memenuhi persyaratan untuk penyimpanan secara fisik dan lingkungan; membuat fasilitas penyimpanan dalam ruang gudang di area yang sewa tanahnya lebih murah dibanding dengan lokasi di kantor utama; menggunakan jasa komersial perusahaan penyimpanan arsip.

Informasi yang dikumpulkan berkaitan dengan perencanaan fasilitas penyimpanan arsip adalah: Seberapa banyak volume arsip yang akan disimpan dan kalau mungkin berapa tingkat pertumbuhan arsip? Apa saja tipe arsip yang akan disimpan? Apakah kondisi lingkungan diperlukan berlainan untuk tipe arsip yang berbeda-beda? Seberapa sering arsip dirujuk? Seberapa cepat arsip ditemukan kembali baik dalam kondisi rutin atau darurat? Berapa tingkat keamanan arsip yang dikehendaki?

Fasilitas penyimpanan dapat menjadi sederhana atau serinci yang diperlukan dan biaya yang dimungkinkan. Dalam hal ini ada perbedaan dalam layanan kepada pengguna arsip yang disimpan yang mem-perlihatkan secara jelas antara gudang arsip dan manajemen informasi. Dari dua gambaran mencolok ini layanan penyimpanan yang paling sederhana diperlakukan sebagai objek tempat arsip dimana informasi disimpan. Informasinya mungkin tidak menarik seperti untuk Pusat Arsip yang terkelola dengan baik, karena itu pusat arsip ini tidak lebih atau lebih kecil dari pada sebuah gudang.

Layanan arsip yang lebih rinci (lengkap) yang menyediakan layanan referensi penuh kurang menekankan pada objek tetapi lebih pada informasi yang disimpannya. Informasi tentang pajak pertumbuhan nilai mungkin berada pada banyak objek, suatu file, disket misalnya. Layanan referensi tidak akan memberikan objek tersebut sebagaimana pada layanan secara sederhana, tetapi meringkas atau mengkompilasi informasinya untuk pengguna.

Kriteria yang mendasari keputusan pada level layanan mana yang diinginkan adalah apakah level tertentu dapat mencerminkan kebutuhan dan kemampuan organisasi akan hal berikut: kebutuhan informasi pengguna (user), manfaat berbagi informasi, biaya, dan adanya pegawai yang handal dan berkualitas

Suatu organisasi dapat menggunakan jasa pusat arsip komersil jika ada hal yang dipertimbangkan sebagai berikut: arsip inaktifnya terlalu sedikit sehingga tidak mungkin untuk menyelenggarakan pusat arsip sendiri; penting sekali untuk menyimpan arsip jarak jauh lebih 50 miles, tidak memiliki tempat dengan biaya murah untuk menyimpan arsip, arsip inaktifnya melebihi kapasitas pusat arsip milik sendiri, tidak ingin menyelenggarakan sendiri.

Gedung dan Perlengkapan Penyimpanan

Untuk membangun gedung sebagai fasilitas atau tempat penyimpanan dan pelayanan arsip inaktif apakah di lingkungan kantor (on site storage) atau di luar lingkungan kantor (off site storage) perlu direncanakan dan dirancang secara matang sehingga gedung penyimpanan arsip memenuhi standar-standar tertentu agar tercapai efisiensi dan efektifitas pusat arsip.

Lokasi Gedung Records Center yang akan dibangun harus mudah terjangkau baik dari sisi lancarnya komunikasi seperti jaringan telepon, internet, facsimile maupun dari sisi transportasi. Keterjangkauan atau mudahnya mengakses arsip dari sisi teknologi informasi maupun transportasi akan sangat mendukung tercapainya efektifitas dan efisiensi pusat arsip.

Standar lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif memerlukan persyaratan sebagai berikut: lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan dan fisik dan informasi arsip; lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor; gedung penyimpanan arsip inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan:

Lokasi gedung penyimpanan arsip harus lebih murah dari pada daerah perkantoran.

1.Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi tinggi.
2.Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.
3.Hindari daerah atau lokasi yang rawan kebakaran.
4.Hindari daerah atau lokasi yang rawan banjir.
5.Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian / pemukiman penduduk atau pabrik.

Pembangunan gedung yang mengacu pada standar yang ada juga harus didukung ketersediaan sarana atau perlengkapan yang akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif. Perlengkapan penyimpanan arsip inaktif yang sering dan umum digunakan adalah rak arsip baik rak mobile maupun rak static, dan bok arsip dengan berbagai standar dan ukuran sesuai kebutuhan media arsipnya.

Tata Letak (Layout) Pusat Arsip

Ruang penyimpanan arsip inaktif secara umum harus mem-perhatikan beban muatan, tata letak rak arsip, sirkulasi dan AC, kelembaban dan suhu, cahaya, serta keamanan. Kekuatan ruangan terhadap beban harus diperhitungkan dari unsur-unsur berat rak dan berat arsip, dengan demikian ruang penyimpanan arsip inaktif mempunyai kekuatan menahan berat beban keseluruhan.

Tata letak rak yang paling umum diatur adalah tata letak rak terbuka dengan lebar 42 inci dari kedalaman rak 30 sampai 32 inci. Rak juga ada dalam ukuran besar 69 inci dari dimensi kedalaman rak 30 ke 32 inci. Rak biasanya terbuat dari kerangka baja atau terbuat dari kayu. Penempatan unit rak belakang dengan rak belakang menghasilkan tata letak yang lebih efisien, dan dapat mengimbangi bertambahnya usaha penanganan boks.

Jarak rak satu dengan rak lain atau gang ditentukan oleh tinggi rak, jarak ruang dengan kaki rak, kebutuhan pegawai, juga spesifikasi peralatan gedung dan peralatan kebakaran lokal. Tinggi rak 8 kaki atau kurang, dapat diakses lebih mudah menggunakan tangga podium kecil dengan jarak gang yang sesuai antara 30 – 34 inci. Apabila kurang dari 30 inci sulit bagi petugas untuk menangani keluar-masuk boks. Sedangkan untuk rak yang lebih tinggi yang memerlukan tangga podium ukuran tertentu atau alat lainnya akan cukup dengan jarak 36 inci. Jarak antar rak yang ditemukan di pusat arsip skala besar lebarnya tidak kurang dari 48 inci untuk memudahkan lalu lintas petugas dalam melakukan pengangkutan perlengkapan penyimpanan arsip inaktif seperti bok arsip.

Ruang penyimpanan arsip kertas cukup dibuat ventilasi yang memadai guna mengatur sirkulasi dan kelembaban serta suhu. Sedangkan ruang penyimpanan arsip media (audio visual), mikro film, arsip elektronik, juga arsip vital perlu menggunakan AC. Sedangkan agar arsip yang disimpan jangan rusak, maka faktor suhu dan kelembaban ruang penyimpanan arsip yang mempergunakan AC harus memenuhi standar/ketentuan minimum.

Pengaturan penggunaan lampu harus difokuskan pada sepanjang gang dan rak arsip. Lampu harus cukup tinggi hingga tidak mengganggu penanganan bok arsip. Keamanan arsip (fisik/informasi) harus dijaga dari kemungkinan adanya pembocoran informasi atau pencurian arsip.

Ruangan Kerja untuk Non Penyimpanan Arsip Inaktif

Pusat arsip disamping memiliki ruang untuk penyimpanan arsip juga harus memiliki ruang non penyimpanan arsip inaktif yang meliputi ruang administrasi, ruang penerimaan, ruang penyiapan/pengolahan, ruang pemusnahan.

Ruang administrasi mencakup ruang referensi dan ruang kantor umum. Ruang referensi umumnya memiliki ruang yang terbatas, sehingga penggunaannya harus semaksimal mungkin. Sedangkan ruang kantor harus dilengkapi dengan perlengkapan kantor yang mendukung kelancaran tugas supervisor dan staf. Di samping itu juga perlu disediakan komputer untuk staf agar dapat dilakukan komputerisasi dalam pengelolaan indeks atau daftar indeks yang ada.

Ruang penerimaan letaknya berdekatan dengan lokasi bongkar muat untuk memudahkan proses. Arsip tidak dapat dengan segera disusun di rak-rak sesudah diterima pegawai di pusat arsip. Membutuhkan pintu masuk yang lebar untuk alat angkut forklif.

Ruang pengolahan untuk mengolah arsip jika belum ditata dengan tertib baik fisik arsip maupun informasinya, peralatan yang ada harus mendukung proses pengolahan, misalkan: sortir manual untuk pemberkasan kembali termasuk memberkaskan arsip microfilm maupun arsip dalam bentuk lainnya.

Ruang pemusnahan arsip adalah ruang untuk arsip yang telah diteliti nasib akhirnya berdasarkan jadwal retensi arsip. Ruang ini harus terpisah dengan ruangan penerimaan arsip agar bisa meminimalisasi resiko kesalahan. Semua arsip yang sudah diidentifikasi untuk dimusnahkan harus berada di ruangan ini bukan di ruang penyiapan/pengolahan.

Pemindahan Arsip Inaktif

Perangkat lunak pemindahan arsip yang sangat diperlukan adalah ketentuan umum dalam pemindahan arsip, adanya jadwal retensi arsip yang dibuat oleh instansi berdasarkan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan, formulir, berita acara pemindahan arsip inaktif. Untuk perangkat keras terutama diperlukan adalah bok arsip.

Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif.
Jadwal retensi arsip (records retention schedule) adalah kesepakatan tertulis antara pencipta, pengguna, dan manajer arsip dinamis untuk menyimpan atau memusnahkan arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan berapa lama setiap jenis arsip ingin digunakan sebagai referensi dalam penyelesaian pekerjaan, berapa lama perlu disimpan untuk referensi inaktif dan kapan arsip bisa dimusnahkan.

Formulir pemindahan arsip inaktif adalah termasuk dalam kategori formulir intern. Ada beberapa alasan penting mengapa formulir dipergunakan, di antaranya adalah untuk keseragaman dan pembakuan kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja, termasuk pemindahan arsip inaktif.

Sarana pemindahan arsip inaktif ini akan menggunakan bok arsip yang menjadi standar instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Bok Arsip.

Berita acara pemindahan arsip inaktif dibuat untuk bukti per-tanggungjawaban secara sah tentang adanya pemindahan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip inaktif dari pimpinan unit kerja ke pimpinan pusat arsip.

Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif


Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan, penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai pada serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

Seleksi dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif. Tahap kegiatan ini dilakukan untuk menentukan apakah arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi.

Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif dapat didesain dengan memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi. Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif langsung menggunakan formulir pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan.

Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir

Survei dan Penyiapan Proposal Pembenahan Arsip

Pelaksanaan survei memberikan arahan kepada mahasiswa untuk mengumpulkan data arsip suatu instansi yang akan dilakukan pembenahan arsip inaktif. Secara materi yang menjadi objek survei adalah struktur, tugas dan fungsi organisasi, sistem kearsipan serta arsipnya sendiri. Survei dilakukan di unit-unit kerja instansi dengan menggunakan formulir survei. Akhir kegiatan survei arsip adalah penyusunan proposal pembenahan arsip. Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan apa yang diperlukan dalam pembenahan arsip inaktif. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi: peralatan perlengkapan, biaya, tenaga, dan waktu pembenahannya. Semua perkiraan kebutuhan tersebut diperhitungkan atas dasar volume atau jumlah arsip yang akan menjadi prioritas pembenahan arsip inaktif.

Berdasarkan kaedah kearsipan dalam memprioritaskan objek kegiatan pembenahan harus mendahulukan pada kondisi arsip yang membutuhkan penanganan segera, misalnya karena arsip tertua atau kurun waktunya paling lama, arsip penting dan sudah kurang terawat, rusak dan sebagainya.

Prosedur Pembenahan Arsip Inaktif

Prosedur pembenahan arsip memberikan gambaran dalam mempraktekkan pengaturan arsip kacau baik secara fisik maupun informasinya. Pengaturan ini dilakukan untuk mengembalikan susunan arsip sebagaimana dilakukan pada saat digunakan dalam aktifitas administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Dalam hal ini mengambil contoh kasus pada Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Kerja. Pembenahan arsip dilakukan melalui dari kegiatan identifikasi, rekonstruksi sampai dengan kegiatan penyusunan daftar pertelaan arsip.

Dengan adanya Daftar Pertelaan Arsip maka penyimpanan arsip inaktif dapat dilakukan sekaligus menjadi sarana penemuan kembali dalam rangka layanan arsip inaktif. Melalui Daftar Pertelaan Arsip ini juga bisa dilakukan penilaian arsip untuk menentukan langkah-langkah penyusutan lebih lanjut.

Sistem Nomor Penempatan Arsip Inaktif

Sistem penomoran penempatan (space numbering system) adalah suatu cara yang digunakan untuk menentukan nomor atau kode angka suatu penempatan di mana arsip diletakkan atau disimpan dalam rak arsip suatu Pusat Arsip. Berbagai model atau cara dapat digunakan untuk menentukan letak arsip inaktif yang sudah dimasukkan dalam bok arsip untuk ditata dan disimpan dalam rak arsip. Sistem nomor penempatan arsip inaktif meliputi sistem nomor penempatan lajur rak (row space), sistem nomor penempatan lajur-unit rak (row-unit-space), sistem nomor penempatan lajur-unit-shelf (row-unit-shelf space) dan sistem nomor lajur unit shelf (row-unit-shelf).

Teknik Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

Aplikasi sistem nomor penempatan arsip inaktif pada rak penyimpanan memerlukan teknik penataan dan penyimpanan tertentu. Teknik ini merupakan tata cara penataan dan penyimpanan arsip inaktif pada rak penyimpanan arsip yang dilakukan mulai dari penataan arsip inaktif dalam tempat himpunan arsip dan bok arsip, penentuan nomor penempatan, penataan boks arsip pada rak arsip, serta komputerisasi.

Petunjuk penataan arsip inaktif dalam boks berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan sebagai berikut:

1.Arsip harus ditata dalam aturan yang sama seperti pada waktu diberkaskan di unit pencipta.
2.Seluruh arsip dalam setiap boks harus memiliki series arsip yang sama.
3.Seluruh arsip dalam bok harus memiliki periode retensi (jangka waktu simpan) yang sama
4.Penataan fisik arsip dalam suatu bok arsip harus menyisakan ruang kira-kira satu inci dalam setiap bok.
5.Arsip tidak boleh diletakkan pada bagian atas arsip yang lain dalam bok.
6.Berat setiap bok arsip tidak boleh melebihi 35 pound.

Penentuan nomor penempatan adalah kegiatan memberikan nomor lokasi atau penempatan setiap nomor boks arsip sesuai yang terdaftar pada formulir pemindahan arsip inaktif atau daftar pertelaan arsip inaktif yang dipindahkan. Setelah dilakukan penataan fisik dan informasi arsip dalam folder dan penataan susunan arsip dalam boks arsip secara keseluruhan, kemudian dilakukan penataan boks arsip pada rak arsip yang tersedia di ruang penyimpanan arsip.

Komputerisasi penataan arsip inaktif adalah kegiatan mengelola data arsip inaktif dengan menggunakan media komputer. Kompurisasi dapat dilakukan sebatas pada metadata arsip inaktif atau secara menyeluruh baik metadata maupun dokumen elektronik yang telah dialihmediakan dari media kertas atau media lain ke media elektronik.

Ketentuan dan Cara Pemusnahan Arsip

Pada dasarnya pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan organisasi. Tujuan utama pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi.

Ketentuan pemusnahan arsip dapat diartikan sebagai hal-hal yang telah ditentukan dalam rangka melakukan pemusnahan arsip. Pertama, ketentuan yang dituangkan dalam peraturan perundangan atau kebijakan instansi sebagai dasar hukum pelaksanaan pemusnahan. Kedua, ketentuan sebagai hasil kajian dalam pengembangan keilmuan di bidang kearsipan, yang menjadi prinsip atau kaidah kearsipan dalam melakukan pemusnahan arsip.

Pada prinsipnya pemusnahan arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan atau Pusat Arsip sedangkan Unit Kerja/Pengolah hanya memusnahkan duplikasi. Formulir otorisasi lebih disukai oleh Manajer Arsip untuk digunakan sebagai bukti semua arsip yang dimusnahkan. Dengan adanya tanda tangan Manajer Unit Kerja lebih meringankan Manajer Arsip dari pertanggungjawaban apabila terjadi kesalahan dalam memusnahkan arsip.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara menjadi alternatif yang paling sesuai dengan kondisi arsip maupun fasilitas yang tersedia dalam suatu organisasi. Beberapa cara pemusnahan arsip yang paling umum adalah di antaranya membuang (tossing paper), pemarutan (shredding), pengabuan (incineration), daur ulang (recyling plant), penghancuran kimia (chemical destruction), dan menjadikan bubur kertas (pulping).

Prosedur Pemusnahan Arsip

Prosedur pemusnahan arsip meliputi penyeleksian/pemeriksaan, pendaftaran arsip, pembentukan panitia, persetujuan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemusnahan arsip.
Penyeleksian/pemeriksaan ini dilakukan dengan berpedoman pada jadwal retensi arsip. Dalam penyeleksian/pemeriksaan apabila ditemukan suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan kemudian diperiksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan Daftar Arsip Musnah. Daftar Arsip Musnah memuat unsur keterangan antara lain nomor urut, jenis/series arsip, tahun arsip, jumlah dan keterangan.Panitia diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun.

Panitia ini dibentuk oleh atau dengan keputusan pimpinan instansi atau lembaga. Khususnya di lingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut:

1.Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan apabila menyangkut arsip keuangan;

2.Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara sepanjang arsip yang akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian;

3.Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Beberapa organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan, tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut.

Pemeliharaan Arsip Inaktif

Ada berbagai cara dalam pemeliharaan lingkungan arsip inaktif, diantaranya dilakukan melalui upaya penentuan lokasi gedung dan ruang penyimpanan arsip yang memenuhi standar fasilitas penyimpanan dan kaidah kearsipan yang ada. Lokasi penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor sesuai kondisi dan kebutuhan instansi. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip adalah cara penentuan ruang penyimpanan arsip, yang meliputi pengaturan tata ruang, suhu kelembaban, pengaturan cahaya dan penerangan serta penggunaan alat pengamanan lingkungan. Dengan pengaturan hal-hal tersebut arsip dapat terjaga, tercegah dan terlindungi dari faktor penyebab kerusakan yang diakibatkan oleh lingkungan.

Pemeliharaan Fisik Arsip dan Pengamanan Informasi

Diperlukan pemahaman terhadap faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip dan langkah-langkah perlindungan untuk mencegah atau melakukan tindakan perawatan terhadap kerusakan fisik arsip sehingga kegiatan pemeliharaan fisik arsip akan terlaksana dengan baik. Disamping itu juga diperlukan upaya pengamanan informasi arsip inaktif.

Ada dua faktor utama yang menyebabkan kerusakan arsip, yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Faktor intern adalah faktor penyebab kerusakan yang berasal dari bahan-bahan arsipnya itu sendiri, seperti bahan kertas, tinta dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstern arsip adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar fisik arsip, yaitu: faktor biologis, faktor kimiawi dan faktor manusiawi.

Pemeliharaan dan perawatan fisik arsip merupakan usaha mencegah dan mengatasi kerusakan arsip yang disebabkan oleh berbagai faktor. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya melalui sistem penataan yang baik, fumigasi secara periodik, penggunaan kamper, dan perawatan arsip. Perawatan arsip dapat dilakukan dengan deasidifikasi, laminasi, enkapsulisasi dan sebagainya.

Pengamanan informasi dilakukan untuk mencegah terjadinya arsip rusak atau hilang yang disebabkan oleh ulah manusia. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan memperhatikan tiga hal, yaitu pemberian kewenangan kepada pejabat/staf tertentu untuk bertanggung jawab terhadap arsip yang bersifat rahasia, membuat sistem pengamanan dengan me-manfaatkan teknologi informasi, dan memberikan sangsi hukum terhadap setiap pelanggaran penyalahgunaan informasi.

Konsep dasar Layanan Arsip Inaktif

Layanan adalah kegiatan membantu menyiapkan (mengurus) apa-apa yang diperlukan seseorang. Layanan arsip inaktif adalah suatu aktivitas memberikan bantuan untuk menyiapkan arsip inaktif yang diperlukan oleh pihak lain. Ada dua pihak yang berkaitan dengan kegiatan layanan arsip inaktif, yaitu pihak yang membutuhkan arsip inaktif (user) dalam hal ini pimpinan unit kerja/ instansi dan pihak yang memberikan/menyediakan arsip inaktif adalah pengelola Pusat Arsip.

Tujuan layanan arsip inaktif adalah tersedianya arsip inaktif yang diperlukan oleh pengguna (pimpinan unit kerja atau pimpinan instansi) dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen instansi atau perusahaan sesuai target yang telah ditentukan. Sedangkan ruang lingkup layanan arsip inaktif yang dibahas mencakup pemahaman dasar mengenai layanan peminjaman arsip inaktif oleh pengelola Pusat Arsip kepada unit kerja peminjam, yang dimulai dari permintaan, pencarian, pencatatan, pemberian kepada pengguna arsip sampai dengan pengembaliannya ke tempat penyimpanan semula.

Kegiatan layanan arsip inaktif perlu mensosialisasikan ketentuan-ketentuan apa saja yang berlaku dalam memberikan layanan arsip inaktif melalui pemberitahuan pada papan pengumuman atau surat edaran yang ditandatangani pimpinan instansi. Beberapa jenis layanan arsip inaktif yang sering dilakukan oleh Pusat Arsip antara lain: layanan peminjaman arsip, layanan penggandaan, layanan pengiriman/penyampaian dan layanan konsultasi.

Prosedur Layanan Arsip Inaktif


Prosedur layanan arsip inaktif yang baik harus memberikan petunjuk pelaksanaan teknis dari tahap kegiatan satu ke tahap kegiatan lainnya. Kegiatan layanan arsip inaktif yang perlu dituangkan dalam prosedur meliputi tahap permintaan, pencarian, pencatatan peminjaman, monitoring dan pengembalian arsip inaktif ke tempat penyimpanan semula.
Layanan arsip dilakukan atas dasar adanya kebutuhan informasi dari unit kerja yang menyimpan arsip inaktif di Pusat Arsip. Kebutuhan unit kerja ini akan dipenuhi oleh Pusat Arsip setelah ada permintaan secara kedinasan baik secara langsung, melalui telepon, maupun melalui e-mail.
Pencarian arsip dilakukan setelah ada permintaan secara formal baik melalui permintaan langsung, telepon maupun e-mail. Kegiatan ini dilakukan melalui penelusuran arsip inaktif pada tempat penyimpanan arsip baik melalui sistem manual maupun sistem komputerisasi.
Pencatatan dilakukan sebagai upaya pengendalian arsip inaktif yang dipinjam. Kegiatan ini merupakan kegiatan administratif dalam aktivitas layanan arsip inaktif. Dengan pencatatan ini arsip dapat diketahui bila keberadaannya tidak di tempat penyimpanan. Pencatatan dilakukan untuk melengkapi formulir permintaan yang diajukan oleh unit kerja.

Kegiatan monitoring dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang dipinjam telah selesai sesuai waktu yang ditentukan atau masih berada di unit kerja yang meminjam arsip inaktif tersebut. Apabila sudah perlu segera dikembalikan di tempat penyimpanan semula.